Projektphasen

Grundlagen
1. Vorteile
  1. Verbindungsglied zwischen Grob- & Feinplanung sowie Ordnungsraster für die Feinstrukturierung (z.B. als Gliederungsprinzip für den Phasenstrukturplan)
  2. hilfreich in der Projektplanung & -steuerung durch phasenbezogene Zuordnung & Controlling von z.B. Liefergegenständen, Ressourcen, Budget & Kosten
  3. phasenbezogene Planung & Anpassung der Projektorganisation sowie der Klärung der Zuständigkeiten, Verantwortungen & Befugnisse für folgende Phasen
  4. Meilensteine reduzieren das Risiko der Fehlentwicklung mit Instrumenten des Projektcontrollings kann der Entwickluungsfortschrtitt & -stand überprüft, der Business Case aktualisiert & somit das Projekt frühzeitig kalibriert/abgebrochen werden
  5. Meilensteine ermöglichen die kontinuierliche Einbindung des Projektauftraggebers bzw. Lenkungsausschusses
  6. Meilensteine sind ein Instrument der Führung & Motivation, da sie die fortlaufende Zielorientierung für die Mitarbeiter, Erfolgserlebnisse & eine Synchronisation der Zusammenarbeit ermöglichen
2. Nachteile
  1. frühzeitige Planung von Phasen & Meilensteine schränkt die notwendige Flexibilität im Projektverlauf ein
  2. Planung als Vorwegnahme zukünftigen Handels stößt auf Grenzen, wenn die Projektbeteiligten nicht über die notwendige Erfahrung verfügen, um Aktivitäten & Ereignisse realistisch einzuschätzen
  3. zeigt Grenzen, wenn die Anforderungen instabil sind & sich im Projektverlauf ändern (z.B. bei innovativen Vorhaben)
    1. Projekt in Phasen gliedern, ohne Detailplanung vorzunehmen, um Felxibilisierung zu erreichen, Detailplanung erfolgt dann jeweils am Ende der Phase
    2. Schleusenprinzip: am Phasenende Nachweis der geforderten Ergebnisse, Gewährleistung des Business Case & Planung der nächsten Phase liegt vor, dann gibt der LA grünes Licht für die nächste Phase (schränkt Flexibilität am Phasenübergang ein)
    3. Agiles Projektmanagement: Zeitabstand zwischen Detailplanung & Ausführung wird verkürzt, da sie auf täglichen Teamtreffen erfolgt
    4. Timeboxen: festgelegter Zeitrahmen, an dessen Ende eine Menge von Ergebnissen in einer bestimmten Detaillierung & Vollständigkeit nachprüfbar & formal dokumentiert vorliegen soll (bei Nichtvorliegen automatische Verschiebung in die nächste Timebox)
3. Phasen, Meilensteine & die Gestaltung der Übergänge sind ein notwendiges PM-Instrument, auch wenn diese Modellierung die Realität niemals 1:1 erfasst & abbildet
4. Phasen gliedern ein Projekt in zeitliche und/oder sachliche Abschnitte, schaffen eine erste Grobstruktur, ermöglichen Orientierung & reduzieren die Projektkomplexität. Jede Phase erfüllt konkrete Ziele & generiert einen Output im Projekt.
5. Meilensteine sind definierte Ereignisse von besonderer Bedeutung, liegen meist zu Beginn/am Ende einer Phase & markieren die Phasenübergänge.
PM- & Projekt-Phasen
1. PM-Phasen sind in allen Projekten vorhanden, da sie grundsätzliche Anforderungen der Projektarbeit abbilden (Projektlebenszyklus)
  1. Initialisierung: (Zuständigkeiten klären, Projektziele skizzieren)
  2. Definition (Zieldefinition, Aufwandsschätzung & Machbarkeitsstudie)
  3. Planung (Vorgänge & Arbeitspakete planen, Kosten- & Finanzmittel- plan erstellen, Risiken analysieren, Ressourcenplan erstellen)
  4. Steuerung (Termine, Ressourcen, Kosten & Finanzmittel, Risiken, Qualität, Ziele)
  5. Abschluss (Projektabschlussbericht erstellen, Nachkal- kulation, Erfahrungssicherung, Vertragsbeendigung)
2. Projektphasen sind produkt- bzw. gegenstands- spezifisch & kontextbezogen, unterscheiden sich je nach Projektart, Branche & Organisation
3. Die Anzahl der Meilensteine bemisst sich nach der Gesamtdauer des Projektes & kann ebenso von Risiko, Qualität und/oder Projektorganisationsform abhängen. Sie sind insbesondere aus den Projektzielen anzuleiten und damit operationalisiert bzw. messbar gemacht, wofür Indikatoren bzw. Kriterien erforderlich sind.
4. Stage-Gate-Prinzip: Gates liegen am Ende einer Phase, bilden Mess- & Entscheidungspunkte zur Überprüfung des ordnungsgemäßen Abschluss aller Aktivitäten der Phase
  1. Betrachtung von Projekt & Umfeld
  2. Überlappungen von Phasen erlaubt: Beginn Folgephasen bei Erreichung eines Mindest- standards mit Nacharbeitungsmöglichkeit innerhalb eines definierten Zeitraums
  3. Sicherung der Qualität von Lieferanten & Produkt spielt eine große Rolle sowie Synchroni- sierung von Prozessen von Beginn an
Phasenplan
1. wird früh erstellt, um schnell Orientierung über das anstehende Projekt zu gewinnen & wird mit fortschreitendem Planungsprozess weiter konkretisiert
2. im ersten Anlauf phasenbezogene Benennung von Hauptaktivitäten, erste grobe Aufwandsschätzung möglich (phasenweise top-down)
3. dient zum gemeinsamen Verständnis, was in einer Phase geleistet & was zu einem Meilenstein erreicht werden soll
4. Meilensteine sind zumeist nur grob gesetzt, Hauptaktivitäten & Aufwände den Phasen nur grob zugeordnet
5. Phasenmodelle
  1. für Organisationsprojekte (Einführung eines PM-Systems)
  2. für F&E-Projekte (verlaufen oft in Schleifen)
  3. für Investitionsprojekte
Vorgehensmodelle
1. Vorteile
  1. standardisieren die PM-Arbeit, da Begriffe & Verfahren definiert & vorgegeben werden
  2. erleichtern die PM-Arbeit, da Lösungsmuster vorgegeben werden
  3. verbessern die PM-Arbeit, da Vollständigkeit & Güte überprüfbar werden
  4. machen Projekte in einer Projektlandschaft vergleichbar, da diese aufgrund einheitlicher Muster im Projektportfolio abbildbar werden
2. Spezifische Vorgehensmodelle sind für bestimmte Branchen, Projekt- arten, -gegenstände & -größen entwickelt (V-Modell XT, HERMES)
3. Übergreifende Vorgehensmodelle sind für unterschiedlliche Projekte geeignet, unabhän- gig von Branchen oder Projektparametern (DIN 69901-2:2009, PRINCE2, PMBOK)
4. Entwicklung unternehmensspezifisches Modell
  1. 1. Kategorisierung der Projektlandschaft auf Basis von Erfahrungswerten (Projektart & -größe)
  2. 2. Definition Standardphasenmodell mit Meilensteinen (Einplanung von Schleifen zur Flexibilisierung)
  3. 3. Definition PM-Prozesse je Phase (das richtige Granularitäsmaß finden)
  4. 4. Definition Methoden & Werkzeuge je PM-Prozess sowie Entwicklung von Arbeitsmitteln (Minimalstandard)
  5. 5. Definition Rollenprofile mit Pflichten, Verantwortungen, Rechten & Befugnissen
  6. 6. Sammlung von Daten, Entwicklung von Kennzahlen sowie schrittweise Optimierung
Lebenszyklusmodelle
1. nach dem klassischen Projektende, dem Projektabschluss, der Inbetriebnahme, eine/mehrere weitere Phasen folgt noch die Nutzungsphase, die keinerlei Bezug mehr zum ursprünglichen Projektverantwortlichen hat
2. die Nutzungsphase ist mehrjährig & mündet am Ende der Laufzeit in eine Entscheidung über eine neue Projektierung, sie leitet den Prozess der Außerbetriebnahme noch ein
3. mit der Realisierung muss das spätere Projekt "Außerbetriebnahme/ Stilllegung" bereits angemessen dokumentiert sein
Flexibilisierung
1. Phasenübergänge & Meilensteine
  1. Überlappung von Phasenübergängen kann sinnvoll sein
  2. Bei Projekterstauftrag besteht die Möglllichkeit zusammen mit dem Auftraggeber zu planen, wann Entscheidungen zur Fortführung/Beendigung des Projektes getroffen werden können.
  3. Flexibilisierungspotential von Meilensteinen
    1. 1. Klärung Meilensteinfunktion (Operationalisierung, Leistungskriterien & Ausprägung definieren)
    2. 2. Mindeststandards definieren
    3. 3. Nacharbeitungsfristen festlegen
    4. 4. Automatisierung Phasenübergänge prüfen
    5. 5. Errechnete & gewünshcte Meilensteine unterscheiden
2. Phasenmodelle weisen eine sequenzielle Struktur auf, die oftmals zu zeitlichen Verzögerungen führt
3. Modellfamilien
  1. sequentiell
    1. machen den Phasenübergang von der vollständigen Erledigung aller Aktivitäten abhängig
    2. Phasenrückschritte stellen Ausnahmen dar, sind jedoch notwendig um Fehler zu korrigieren oder geänderte Anforderungen zu berücksichtigen
    3. Vorteile: Anforderungen stabil & wenig Erfahrungshorizont notwendig, kein umfangreiches Konfigurations- management notwendig
    4. Nachteile: zeitliche Verzögerungen an Phasenübergängen möglich, fertige Produkte entstehen erst recht spät
  2. wiederholend
    1. Projekt wird in Inkrementen (Teilmenge der Gesamtanforderung) abgearbeitet, wobei das Produkt mit jedem Inkrement wächst
    2. Vorteil: Erfahrung wird schrittweise aufgebaut, Komplexität reduziert, frühe Entstehung eines Teilprodukts, unscharfe Anforderungen
    3. Anforderungen werden in Teilmengen untergliedert, die mögllichst wenig voneinander abhängig sind
    4. Priorisierung der abzuarbeitenden Inkremente zusammen mit dem Auftraggeber
    5. Nachteil: gutes Versions- & Konfigurationsmanagement notwendig, da von Inkrement zu Inkrement neue Versionen aber auch im Inkrement selbst durch Rückschritte unterschiedliche Versionen entstehen können
  3. wiederverwendend
    1. Ergebnisse aus abgeschlossenen Projekten wiederverwenden & darauf hinarbeiten, dass eigene Ergebnisse wiederverwendet werden können
    2. Vorteile: auf Erfahrungen zurückgreifen, Prototypen schneller entwickeln
    3. Nachteile: wiederverwendete Ergebnisse können die Komplexität erhöhen, umfangreiches Versions- & Konfigurationsmanagement im Projekt & übergreifend notwendig, erhöhter Verwaltungsaufwand, erfordern entsprechende Unternehmensstrategie sowie unterstützende, projektübergreifende Unternehmensprozesse

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