Projektorganisation

Kontext
1. bezeichnet die Zusammenstellung der Rollen, Verantwortlichkeiten, Befugnisse, Schnittstellen & Infrastruktur eines Projekts
2. bildet die Form der Einflussnahme der Stakeholder ab
3. zeitlich befristet und im Laufe des Projektes durch Ziel- oder Bedingungs- änderungen sowie kulturelle & umfeldbedingte Einflüsse änderbar
4. befasst sich mit dem Zusammenwirken von Personen innerhalb des Projektes, die zueinander ind Beziehung stehen, verschiedene Rollen einnehmen und verschiedene Zusttändigkeiten & Befugnisse haben
5. Ablauforganisation: Arbeiten im Projekt werden durch verschiedene Projektbeteiligte durchgeführt, die Arbeiten stehen in Beziehung bzw hängen voneinander ab
6. Aubauorganisation: Projektbeteiligte sind im Projekt eingebunden mit festen Beziehungen zwischen den Rollen & wechselnder, flexibler, auch rekursiver Abhängigkeit & Beziehung zwischen den Elementen (z.B. Geschäftsprozesse im Unternehmen)
7. Programm: mehrere Projekte, die zur Erreichung eines Zieles benötigt werden
8. Stammorganisation: feste und langfristige Unternehmensstruktur
Projektbeteiligte
1. mittelbar beteiligte Parteien: Projektleiter & -mitarbeiter
2. unmittelbar beteiligte Parteien/Projekbeeinflusser: Fachabteilung als Nutzer des Produktes, Abteilungsleiter als Ressourcenbereitsteller
3. Auftragggeber (größte Verantwortung)
  1. erteilt den Auftrag zur Projektdurchführung (Bestimmung Inkraftsetzen des Projektes & Einholung Projektgenehmigung)
  2. Erteilt Freigabe zum Abschluss einer Projektmanagement-Phase
  3. Definition der Anforderung & Projektziele sowie Finanzierung
4. Auftragnehmer (Verantwortung für Projekt)
  1. gegenüber Auftraggeber zur Ablieferung des Projektergebnisses verpflichtet
  2. bekommt vereinbarte Gegenleistung vom AG
5. Lenkungsausschuss: Temporär übergeordnetes Gremium, dass Entscheidungen im Rahmen des Projektes trifft
6. Steuerungsgremium: permanent übergeordnetes Gremium, dass die Projektlandschaft in einem Unternehmen steuert (die richtigen Projekte zur richtigen Zeit durchführen)
7. Projektleitung
  1. zuständig für Planung, Steuerung & Überwachung während der Laufzeit des Projektes
  2. Projektleiter: verantwortlich für Erreichung der Projektziele, Koordiniert Projektaufgaben & Projektteam im Rahmen seiner Entscheidungs- & Weisungsbefugnisse
  3. Teilprojektleiter: Leitungsfunktion für einen bestimmten Ausschnitt des Projektes
  4. Arbeitspaketverantwortlicher: für anforderungsgerechte, termintreue & kostengerechte Abarbeitung eines Arbeitspakete verantwortlich
8. Projektmitarbeiter
  1. führen operative Aufgaben im Projekt durch
  2. keine disziplinatische/fachliche Verantwortung
  3. zuständig für inhaltliche Richtigkeit der Ergebnisse & Meldung von Problemen
Formen
1. Einzelprojektorganisation: Rollen, Verfahren oder Prozesse werden für jedes Projekt definiert
2. Projektrahmenorganisation; Rollen, Verfahren oder Prozesse werden unternehmensweit beschrieben
3. Einfluss-Projektorganisation
  1. Projektleiter = Stabsstelle einer höherrangigen Linie, die nur koordinierend & beratend tätig ist
  2. keine Weisungsbefugnis
  3. nur möglich, wenn Projektleiter genügend Kompetenz/Autorität in der Linie hat & die Linie die Beratung annimmt
  4. Aufgaben: Planung & Koordination, Berichtswesen, Überwachung & Dokumentation, Informationsmanagement, Entscheidungsvorbereitung, Empfehlungen geben & Aktivitäten anregen, auf Verzögerungen/Missstände hinweisen
4. Matrix-Projektorganisation
  1. Entscheidungs- & Weisungsbefugnis wird zwischen Projekt & Linie geteilt
    1. Projektleiter für die Belange des Projekts
    2. Mitarbeiter bleibt in Linie (disziplinarische Weisungsbefugnis)
  2. erhöhter Kommunikationsbedarf zur Abstimmung von Aufgaben & Interessen zwischen Projekt & Linie
  3. starke Form: Orientierung an autonomer Projektorganisation (PL = volle Projektverantwortung)
  4. schwache Form: Orientierung an Einfluss- Projektorganisation (PL = Koordinierungsfunktion)
5. Autonome Projektorganisation
  1. volle fachliche & disziplinarische Weisungs- & Entscheidungsbefugnis
  2. Mitarbeiter werden für die Zeit des Projektes von der Linienabteilung in die Projektabteilung versetzt
6. Projektorientiertes Unternehmen
  1. führt nur Projekte durch mit projektbezogenen Abteilungen
  2. extreme Ausprägung der Autonomen Form
  3. starke Kundenorientierung mit Investition in Qualitätsmaßnahmen, Mitarbeiterausbildung & Standarisierung von Prozessen & Verfahren
7. Schnittstellen zur Stammorganisation
  1. Stammorganisation = ständige, projektunab- hängige Organisation mit Routineaufgaben
  2. umfangreiche Routineaufgaben können als Projekte durchgeführt werden
  3. Verwendung der Einfluss-Organisation hat kaum Einfluss auf die Stammorganisation
  4. Matrix-Organisation hat großen Einfluss auf Stammorganisation durch Beeinträchtigung von Kommunikations- & Informationsprozessen
  5. Autonome Organisation löst Mitarbeiter aus der Stammorganisation für die Dauer des Projektes aus
  6. unterschiedliche Ziele & Meinungsauffassungen sind Ursachen für Konflikte zwischen Stammorganisation & Projekt (z.B. wg. Versorgung mit Ressourcen
8. Wahl der Projektorganisationsform
  1. muss dynamische an die Bedürfnisse des Unternehmens, Projektes & Projektphase angepasst werden können
  2. Parameter ausschlaggebend wie Projektgröße, -dauer, -standort, Erfahrung mit PM, Unternehmensorganisation, -philosophie & -strategie, Verfügbare Ressourcen, Bedeutung des Projektes
Definitionen
1. Projektrolle
  1. beschreibt eine Stelle im Projekt, für die eine Person verantwortlich ist
  2. Definition verschiedener Erwartungen & Handlungen (Funktionen, Aufgaben & Prozesse zur Prozesserfüllung)
  3. formale Rolle: z.B. Projektleiter, Auftraggeber & Projektcontroller (wird autorisiert und mit entsprechenden Befugnissen & Verantwortlichkeiten ausgestattet)
  4. informelle Rolle: ergibt sich aus der Arbeit im Projekt, ohne festgelegten Befugnisse/Verantwortlichkeiten (z.B. Experten)
2. Verantwortlichkeiten
  1. beschreibt, welche Rolle für welche Aufgabe/Aktivität im Projekt zuständig ist & in welcher Form die Verantwortung wahrgenommen wird
  2. fachlich: inhaltlich richtige & vollständige Aufgabenerle- digung sowie Festlegung der Aufgabendurchführung
  3. disziplinatisch: Delegation der Aufgaben an andere Rollen, haben Einfluss auf Zeitpunkt & Aufwand der Erledigung & stehen für Qualität & Termineinhaltung ein
3. Befugnisse
  1. eine Art von Macht, da die Rolle an Entscheidungen beteiligt ist oder diese eigenständig treffen kann
  2. beschreiben, welche Berechtigungen eine Rolle besitzt, um die Aufgabe durchzuführen
  3. interne Weisungsbefugnis, externe Vertretungsberechtigung, Vollmacht

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