Projektstrukturen

Kontext
1. Durch den Strukturierungsprozess wird das Projekt in getrennte, kleine Einheiten zerlegt, die überschaubar, planbar & steuerbar sind. Das Ergebnis ist eine vollständige Darstellung aller Elemente des Projekts und ihrer Beziehungen untereinander.
2. Projektstrukturierung: Festlegung & logische Ordnung der Elemente nach verschiedenen möglichen Gesichtspunkten sowie der Aufbau & Ablaufstruktur des Projektes.
3. Projektstrukturplan: Vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente der Projektstruktur als Diagramm oder Liste. Jedes übergeordnete Element muss durch das ihm untergeordnete Element vollständig beschrieben sein.
4. Einordnung der Projektstrukturierung: In der Definitionsphase wird die Grobplanung festgelegt & in der Planungsphase erfolgt mit einem Projektstrukturplan die Definition & Beschreibung der Arbeitspakete.
5. Erarbeitung der Projektstruktur durch das Team, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten das gleiche Verständnis der zu bearbeitenden Aufgaben haben.
6. Input für den Prozess: Ziele des Projektes, Ergebnisse & Einflüsse der Stakeholder- bzw. Umfeldanalyse, Projektinhaltsbeschreibung, Proektphasenplan mit Meilensteinen.
7. Hilfsmittel, um Objekte, Aktivitäen & Informationen zu zerlegen (aufteilen, gliedern) & klassieren (in Gruppen zusammenfassen, aggregieren)
8. PM-Prozesse sind Bestandteil jedes Projektes, es sind Leistungen, die auch vergütet werden. Deshalb ist es als Teilaufgabe in jedem PSP in der 1. Gliederungsebene vorzusehen.
Systematik der Aspekte für Projektstrukturen
1. Eindimensionale Projektstruktur
  1. Projektobjekte: orientieren sich am Objekt, dass durch das Projekte erstellt oder umgestaltet werden soll (SW-Applikaton "Infosystem", Teilsystem "Stammdaten", Modul "Codes")
  2. Projektaktivität: orientieren sich an den erforderlichen Verrichtungen, die für die Zielerreichung des Projektes notwendig sind (SW entwickeln, Informationsobjekte entwerfen, codieren, testen)
  3. Projektinformationen: Projektaktivitäten verändern auch das Wissen der Beteiligten & generieren neues, dokumentiertes Wissen (Bericht, Konzeptbericht, Anhang ABC)
  4. Projektorganisationen: Zusammenfassung der Projektbeteiligten (Portfoliomanager, Programmmanager, Projektleiter)
  5. Projektvereinbarungen: Abschluss und Erfüllung in einem Projekt, Strukturierung nach rechtlichen Qualifikationen
  6. weitere Strukturaspekte: Raum- bzw. Ortstrukturierung, Funktionen, Phasen, Zeitabschnitte, Beteiligte, Ablagestruktur für Dokumentation, Kostenklassen, Kostenträger etc.
2. Mehrdimensionale Projektstruktur
  1. Projektbeteiligte & Verträge: als Unterstützung für das Vertragsmanagement ist eine Projektstruktur dienlich, die für jeden Beteiligten seine Verträge enthält.
  2. Projektstrukturplan: orientiert sich an den Arbeitspaketen zur Erreichung der Projektziele, i.d.R gemischte Struktur
  3. Bedeutung
    1. Aufgaben an Projektbeteiligte zuteilen: Steuerung der Ressourcen im Sinne eines optimalen Einsatzes der Kompetenzen, Strukturen dienen als Grundlage & zur Darstellung der Zuteilung der vielen Aufgaben- & Lieferobjekte an die Beteiligten
    2. Produkte an Projektbeteiligte zuteilen: erforderliche Produkte den Systemelementen zuordnen & Logistik managen
    3. Strukturen unterstützen Selbstmanagement für Zuständigkeitsbereiche & ermöglichen eine durchgängige Berichterstattung & Steuerung und dienen dazu, die Übersicht zu behalten & zu gliedern.
    4. Strukturen schaffen Anschaullichkeit & Transparenz, dadurch werden die Projektobjekte, -prozesse & -informationen gedanklich nachvollziehbar. Sie sind leichter verständlich, gestalt- & steuerbar. Sie sind so zu entwerfen, dass die Wirkung von Optimierung & Steuerung abgebildet werden kann.
    5. Vereinbarung erstellen & Aufträge formulieren: Aus Projektorganisation & Arbeitspaketen Vereinbarungen erstellen, die eine reibngslosse Leistungserbringung gewährleisten. Struktur dient zur Formulierung klar strukturierter Aufträge.
    6. Vergleichbarkeit von Kenngrößen schaffen: Möglichkeit der Vergleiche in Projekten & über die Projektgrenzen hinweg, um Beurteilungen & Prognosen zu bewerten & schätzen. Struktur enthält anschauliche Elemente & bietet Vollständigkeitskontrolle, auf Basis von Vorlagen wird Vergleichbarkeit geschaffen.
    7. Projektinformationen zugänglich machen: Informationsmanagement ohne Strukturen nicht möglich, Grundlage Informations-/ Wissensmanagement; Strukturen ermöglichen Positionierung des Wissens im Kontext, Wiederauffindbarkeit & den optimalen Zugriff.
    8. Projektdokumentation geordnet verwalten: effiziente Nutzung & Verwaltung basierend auf Projektstrukturen
3. Strukturen & strukturierte Elemente
  1. Grundlage: Im Rahmen einer Projektabwicklung werden für Aufgabenstellungen Strukturen entworfen, genutzt & gepflegt. Jede Struktur nutzt einen oder mehrere Aspekte der strukturierenden Menge von Projektelementen als Gliederungskriterium.
  2. Hauptdimensionen von Projekten
    1. Projektobjekte: von Projektaktivitäten betroffene Teile des Systems, das vom PM verändert wird & über das Informationen/Wissen existiert.
    2. Projektaktivitäten: verändern Objekte & erzeugen/ verwenden Informationen, Teil der Projektprozesse
    3. Projektinformation: beschreiben die Projektobjekte & -aktivitäten
  3. Aspekte der Strukturierung (aus Sicht der primären Führungsdimension)
    1. Projektinhalte: Welche Projektobjekte betreffen welche Projektaktivitäten oder beeinflussen das Projekt, welche Projektinformationen werden erzeugt/verwendet.
    2. Projektvereinbarungen: regeln die Aufgabenerfüllung im Projekt oder die Art der Betroffenheit im Projektumfeld
    3. Projektorganisation: Welcher Beteiligte trägt in welcher Rolle zum Projektresultat bei oder ist in dessen Wirkungsfeld betroffen?
  4. Arbeitspakete verändern das System (Projektstruktur selbst oder seine Struktur), sind die Inhalte elemtarer Vereinbarungen und muss über diese in der Projektorganisation zugewiesen werden.
Aufbau von PSP
1. hierarchische Baumstruktur: Wurzelelement - Projekt, Programm; Teilprojekte/-aufgaben, weiter zerlegbar; Arbeitspaket - kleinste, nicht mehr zerlegbare Element
2. Darstellung sämtlicher Leistungen, die sich kostenmäßig im Projekt niederschlagen. Es besteht jedoch die Gefahr, dass an Schnittstellen Arbeitspakete vergessen, falsch zerlegt & zugeordnet werden.
3. Arbeitspaket
  1. nur ein Verantwortlicher
  2. für Ablaufplan in Vorgänge zerlegbar
    1. 1:1 (Arbeitpaket zu Vorgang)
    2. 1:n (Arbeitspaket zu n-Vorgängen)
    3. m:1 (m Arbeitspakete zu 1 Sammelvorgang)
    4. Erzeugung Ablaufpläne für unterschiedliche Ebenen: Grob für Führungsebene, Normal für Steuerung, Detail für Arbeitsebene
Gliederungprinzipen
1. Merkmale
  1. Projektart (Investition, Organsiation & F&E)
  2. Komplexität (Teilprojekte, beteiligte Fachbereiche...)
  3. Projektumfang (Budget)
  4. Projektdauer (kurz bis 6 Monate, lang bis zu 10 Jahre)
2. Gliederungsprinzipien
  1. objektorientiert (erstelltes Objekt): Zerlegung des Projektes in Einzelteile, Bauteile, Baugruppen
  2. funktions-/aktivitätsorientiert (erforderliche Funktionen im Projekt): 1. Ebene Aktivitäten zur Projekterledigung, danach Prozesse
  3. phasenorientiert (Projektphasen): 1. Ebene Teilaufgaben, danach zugeordnete Prozesse & Arbeitsergebnisse
  4. organisationsorientiert (zuständige Organisationseinheiten)
  5. häufig gemischtorientierte Strukturen: Objekte, Aktivitäten oder Phasen, die in einer weiteren Gliederungsabene durch eine andere Gliederung ersetzt wird
Bildung von Arbeitpaketen
1. Richtung
  1. Horizontal: nach verschiedenen Objekten, Aktivitäten, Phasen; saubere inhaltliche Abgrenzung der Elemente
  2. Vertikal: in verschiedenen Ebenen mit zunehmender Detaillierung
2. beinhalten definierte Leistung mit einem entsprechendem Bedarf an Ressourcen & Kosten. Leistung muss eindeutig & kontrollfähig beschrieben sein.
3. Merkmale
  1. AP enthält eine abgeschlossene Leistung, die sich gegen andere AP abgrenzt
  2. schließt mit einem definierten Ergebnis ab
  3. auf allen Gliederungsebenen möglich
  4. beherrschbar & kontrollierbar vom Umfang her
  5. eindeutige Zuordnung zu einer Organisationseinheit, einem internen/externen Vertragspartner
  6. eindeutige Identifikation mittels Code-Nummer
4. Beschreibung
  1. zur Identifikation: Projektnummer & -name, Bezeichnung inkl. PSP-Code-Nummer, Verantwortliche Org-Einheit & AP-Verantwortlicher
  2. Inhalt/Leistung: Leistungsumfang, Ergebnisse, Aufgaben, Termine, Einsatzmittel, Kosten/Leistung, Schnittstellen
Schlüsselsysteme & Codierung
1. eindeutige Kennzeichnung zur Identifizierung
2. Jedes Element im PSP erthält eine eindeutige, einmalige PSP-Code-Nummer; das Wurzelelement enthält die Projektcode-Nummer zur Auffindung im Projektportfolio.
3. Identifizierende Codierung: ermöglicht das direkte Auffinden & Erkennen eines PSP-Elements
  1. rein nummerisch
  2. rein alphabetisch
  3. gemischt alpha-nummerische Codierung
4. Klassifizierende Codierung: Verschlüsselung weiterer Strukturierungsprinzipin in Form von Teilen der PSP-Code-Nummern

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