Problemlösung

Kontext
1. Probleme entstehen aus Abweichung vom Gewollten (Soll) und der Realität (Ist) & dies Abweichung kann nicht mit den bekannten Vorgehensweisen gelöst werden.
2. Eine Quelle für Probleme sind Risiken, die eintreten. Andere Quellen können unklare Ziele und Aufträge sein sowie technische Qualitätsprobleme.
3. Kernkompetenz PL: Beherrschung Problemlösungs- prozess; Auswirkung bei Nichtbeherrschung: Kosten steigen, Termine verzögern sich
4. Probleme unterscheiden sich von Aufgaben durch die Unkenntnis des Bearbeitungsweges.
Arten von Projektproblemen
1. Sachproblem: Es können nicht immer alle Randbedingungen & Gegebenheiten eines Projektes vorher erkannt werden.
2. Methodenproblem: eine sinnvolle Methode wird falsch gehandhabt; z.B. zu viel zu oft verlangt und der Aufwand erscheint sinnlos
3. Handlungsproblem: Ein Mitglied liefert trotz klarer Aufgabenstellung seine Arbeit zu spät ab und hindert andere am Weiterarbeiten.
4. Verhaltensproblem (Personal/Team): jeder hat individuelle Vorstellungen & Ziele, die er verfolgt. Folge - keine Einigkeit, Blockieren von Lösungen, Projektabwicklung stockt
5. Entscheidungsproblem: Entscheidungsgremium entscheidet aufgrund uneindeutiger Sachlage nicht.
6. Politisches Problem: Auftraggeber kann/will sich nicht auf Ziele & Spezifikationen festlegen, fordert aber schnelle Fortschritte
7. Zielproblem: Abweichung vom erwarten Ziel & prognostiziertem Endziel; alle Problemearten wirken sich auf das Projektziel aus
8. Erkenntnisproblem: Projektzusammenhänge nicht durchschaut/unterschiedlich interpretiert, Informations- abgleich verschiedener Partner erfolgt nicht
9. Hierarchie der Probleme: kleine Probleme mit geringer Reichweite, große Probleme mit weitreichenden Folgen, Probleme haben Ursache & Wirkung die nicht immer einwandfrei voneinander zu trennen sind
10. Organisationsproblem: Verantwortung & Rechte im Projekt nicht ausreichend geklärt, führt zu Problemen & Folgeproblemen
Das Problem als Herausforderung
1. Ein Problem kann nur dann sinnvoll bearbeitet werden, wenn die Grundlagen des Problembegriffs & die Ansätze zur Lösung einmal bewusst durchdacht wurden.
2. Ein Problem ist immer eine Abweichung, von der nicht bekannt ist, wie sie aufgehoben werden kann.
3. Zwischen Soll & Ist liegt ein Hindernis: Aufgabe ist es, einen gangbaren Bearbeitungsweg zu finden, der den Ausgleich von Soll & Ist ermöglicht. Voraussetzung ist die intensive Beschäftigung & Kreativität zum Finden des Bearbeitungsweges
4. Probleme & Aufgaben
  1. der Lösungsweg einer Aufgabe ist von Anfang an weitgehend unbekannt
  2. Ein Problem hat viele Gründe, warum der Bearbeitungsweg vom Ist- zum Soll-Zustand nicht funktioniert
    1. es ist nicht bekannt, wie der Bearbeitungsweg beschaffen ist
    2. Bearbeitungsweg ist bekannt, kann aber nicht durchgeführt werden, weil keine Ressourcen zur Verfügung stehen
    3. Bearbeitungsweg bekannt & bearbeitbar, aber die erforderlichen Entscheidungen liegen nicht vor
    4. Bearbeitungsweg ist bekannt, darf aber nicht begangen werden (z.B. aus kulturellen/gesetzlichen Gründen)
  3. Problemhöhe: unterschiedliche Schwierigkeit der Lösung & Auswirkung des Problems auf die Zielerreichung des Projektes
    1. Probleme erfordern eine sehr unterschiedliche Bearbeitung.
    2. Probleme haben unterschiedliche Problemhöhen
    3. sehr subjektiv & hängt von Erfahrung & Kenntnis der handelnden Personen ab sowie der Auswirkung des Problems auf die Zielerreichung des Projektes
  4. Problemursachen: Probleme haben fast immer mehrere Ursachen, die in wechselseitiger Abhängigkeit stehen. Zur Lösung müssen mehrere Wege gesucht werden.
  5. Wirkung von Problemen: Prinzipiell haben Probleme schädigende Wirkung
    1. Erfolgt keine Problemlösung, ist regelmäßig eine Zieländerung nötig mit den Konsequenzen aus den Abstimmungen mit dem Auftraggeber
    2. Problemlösungen können Zieländerungen notwendig machen
    3. 5 Dimensionen
      1. Stärke der Wirkung: Aus der Problemhöhe ergibt sich die Konsequenz für die Behandlung; es leitet sich ab, ob eine Lösung nötig ist & wie viel Aufwand investiert werden kann
      2. Art der Wirkung: Faktische Schädigung = terminliche/kostenmäßige Auswirkungen; Image Schädigung = Ansehen der Person/Abteilung/Unternehmen; Moralische Schädigung = Leistungsfähigkeit des Teams, Motivation, Zusammenarbeit
      3. Reichweite im Projekt: abhängig davon, welches Ziel betroffen ist; betreffen unterschiedliche Stellen - eine Person = Mehrarbeit, Ärger & Druck; Team = Spannungen & Probleme Zusammenarbeit; Unternehmen = wirtschaftliche & kulturelle Defizite
      4. Einmal-/Grundsatzproblem: Grundsatzproblem wird immer wieder Ärger erzeugen, daher muss das Problem grundsätzlich gelöst werden, während das Einmalproblem sich nur auf das Projekt bezieht
      5. Nah- & Fernwirkung: Fernwirkungen können deutlich vom Problem abgesetzt werden
      6. von den Dimensionen der Problemwirkung hängt es ab, wie stark man sich mit dem Problem befasst
Problemlösung-Prozess
1. Grundüberlegung
  1. Problem erkennen
  2. Entscheidung, ob das Problem gelöst werden soll oder nicht
  3. Lösungsweg erarbeiten, Aufwand erheben & erneut entscheiden
  4. Ermittlung Einmal-/Grundsatzproblem; Problemlösungsprozess muss beide Problemarten behandeln
2. Vorgehensarten
  1. Effiziente Problemlösungs-Strategie: optimale Lösung finden
    1. Hauruck-Methode: Problem wird mit einer alle Randbedingungen vernachlässigenden Handlung gelöst (oft unerwartete Nebenwirkungen)
    2. Trial & Error: iteratives Lösungsvorgehen, indem man die Randbedingungen der Lösung ändert; für einfache, überschaubare Probleme
    3. Hypothesen aufstellen: Aufstellung gesamthafter Hypothese, Überprüfung, unter neuen Erkenntnissen modifizieren, erneute Prüfung; aufwendig & langwierig
    4. intuitive Problemlösung: kleine Probleme des täglichen Lebens werden intuitiv & fast unbewusst gelöst
    5. Systematischer Lösungsprozess: Verwendung eines systematischen & erprobten Prozesses & dessen Methoden zur Eingrenzung des Problems, Ermittlung der eigentlichen Problemursachen & Erarbeitung von Lösungswegen
  2. Scheinlösung: lassen das Problem gelöst erscheinen, verstärken auf lange Sicht das Problem & verzögern inhaltliche Lösung
  3. Vorbeugende Problemlösung: einfacher & aufwandsärmer; Methoden der Problemlösung auf erwartete Probleme anwenden

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